Kostenloses Mittagessen für mehr Teilhabe: Unsere Lösungsansätze

Rund 1,9 Millionen Grundschulkinder besuchen ganztägige Bildungs- und Betreuungs­angebote in Schulen und Horten, und es werden jedes Jahr mehr. In diesem Sommer tritt nun auch jahrgangsweise der Rechtsanspruch auf Ganztagsförderung für Kinder im Grundschulalter in Kraft. Ohne Mittagsverpflegung ist Ganztagsbetreuung kaum möglich. In der Regel ist diese kostenpflichtig. Doch Kinder mit einem geringen Familieneinkommen haben Anspruch auf ein kostenloses Mittagessen über das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT). Für Bildungsgerechtigkeit und Zugänglichkeit von ganztägigen Bildungsangeboten ist es von großer Bedeutung, dass diese Leistung die berechtigten Kinder auch tatsäch­lich erreicht. Doch das ist in der Praxis häufig nicht der Fall. Im aktuellen Koalitionsvertrag setzten sich die Regierungsparteien daher zum Ziel, „[…] dass alle Kinder mit Anspruch auf das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) das kostenlose Mittagessen in Kita und Schule auch erhalten“ (Zeile 3152 ff).

In diesem Kontext beauftragte das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) den DigitalService damit, die Hürden bei Inanspruchnah­me von BuT-Leistungen mit einem Fokus auf das kostenlose Mittagessen zu identifizieren und praxistaugliche Verbesserungsansätze zu erarbeiten.

Im Blogbeitrag „Unsere Methoden im Kontext der Sozialstaatsreform“ sind wir bereits auf unsere Methodik und die Umsetzungshürden eingegangen, die wir in der Recherche­phase identifiziert haben. Nun wollen wir einen Einblick in die Lösungsansätze geben, die wir darauf basierend erarbeitet haben.

BuT-Leistungen sind an den Bezug einer übergeordneten Sozialleistung, wie der Grund­sicherung für Arbeitssuchende oder den Kinderzuschlag (KiZ), gebunden. Wir haben hier vor allem Familien in den Blick genommen, die den Kinderzuschlag erhalten. Der Kinderzu­schlag wurde in den letzten Jahren verstärkt in Anspruch genommen, aber längst nicht alle Familien mit Kinderzuschlag nehmen auch die BuT-Leistungen in Anspruch.

Dieser Fokus hat uns ermöglicht, spezifische rechtliche Details im Zuständigkeitsbereich des BMBFSFJ zu adressieren. Die meisten Lösungsansätze können aber auch für den BuT-Bezug in anderen Rechtskreisen angewendet werden, beispielsweise in der Grund­sicherung für Arbeitssuchende, geregelt im Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II).

Die erarbeiteten Lösungsansätze gliedern sich in sechs Handlungsfelder:

• Datenaustausch
• Information und Kommunikation
• Antragstellung
• Digitalisierung der BuT-Verwaltungsprozesse
• Rechtliche Rahmenbedingungen für den BuT-Bezug
• Strukturelle Lösungsansätze

In diesem Beitrag stellen wir vier Handlungsempfehlungen vor, die besonders wichtig sind, um die Nutzungserfahrung von Kinderzuschlag-Bezieher:innen bei der Inan­spruch­nahme des „BuT-Mittagessen“ unter den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingun­gen zu verbessern. Eine vollständige Darstellung aller von uns erarbeiteten Lösungsansätze findet sich auf einer eigenen Projektwebsite.

Damit Prozesse für Bürger:innen wie für Verwaltungsmitarbeitende effizient und nutzerfreundlich sind, muss der Datenaustausch funktionieren – insbesondere wenn mehrere Behörden beteiligt sind. Während alle Beteiligten den Wunsch nach mehr Datenaustausch äußern, ist oft unklar, bei wem die Verantwortung für die Umsetzung liegt. Den Kommunalverwaltungen fehlen Schnittstellen zu den „großen“ Behörden wie Jobcenter oder Familienkasse. Für diese wiederum ist die zerstückelte kommunale IT-Landschaft eine große Herausforderung. Zudem werden die rechtlichen Rahmenbedin­gungen für Datenschutz und Datenaustausch von verschiedenen Stellen oft unter­schiedlich interpretiert, was die Umsetzung weiter behindert.

Um dies erfolgreich zu ändern, kommt es auf rechtliche, technische und normative Faktoren an:

• Rechtssicherheit für Datenschutz im digitalen Zeitalter schaffen
• Übergreifendes prozessuales und organisatorisches Verständnis für erfolgreichen Datenaustausch schaffen
• Best Practices entwickeln, welche Daten und Informationen mit welchen Akteur:innen geteilt werden sollen
• Bestehende Datenstandards und Schnittstellen nutzen
• Datensparsamkeit als gute Praxis etablieren: so viele Daten wie nötig, so wenig wie möglich

Konkret haben wir das für den Rechtskreis Kinderzuschlag durchgespielt. Hier kommen zwei Leistungen zusammen, die in unterschiedlichen Behörden und auf unterschiedlichen Ebenen verwaltet werden: Der Kinderzuschlag wird von den regionalen Familienkassen verwaltet, die Teil der Bundesverwaltung sind. Die Verwaltung der Bildungs- und Teilhabeleistungen liegt in kommunaler Verantwortung in ganz unterschiedlichen Ämtern.
Für einen besseren Datenaustausch zwischen den Familienkassen und den kommunalen BuT-Verwaltungen können etwa bereits bestehende Datenstandards genutzt werden, insbesondere der Fachdatenstandard XSozialBasis. Zudem steht mit FIT-Connect eine einheitliche Schnittstelle zur Anbindung von Online-Antragsdiensten an die zuständigen kommunalen Fachverfahren zur Verfügung.

Aktuell erhalten KiZ-Bezieher:innen mit dem Bewilligungsbescheid für den Kinderzuschlag eine Bescheinigung, die als Nachweis über den KiZ-Bezug bei der zuständigen BuT‑Ver­waltung dient. Diese ist aktuell für die Eltern nur schwer einzuordnen und zu verstehen. Sie sollte so überarbeitet werden, dass sie einfach verständlich und handlungsleitend ist. Zudem sollte sie alle Informationen enthalten, die die BuT‑Verwaltungen benötigen, um den Antrag zu bearbeiten. Aktuell müssen weitere Informationen nachgefordert werden, die der Familienkasse zwar vorliegen, aber nicht in der Bescheinigung aufgenommen sind.

Unter anderem sollten folgende Aspekte verbessert werden:

• Die Bescheinigung für den BuT‑Antrag sollte sich visuell vom Rest des KiZ-Bescheids abgrenzen, damit sie als eindeutig separates Dokument wahrgenommen wird. Möglichkeiten dafür sind eine extra Faltung und / oder die grafische Aufbereitung.
• Eine Übersetzung in einfache und bürgernahe Sprache mit wenig Fachjargon erhöht die Verständlichkeit für eine breitere Nutzergruppe.
• Es sollten alle für die BuT‑Verwaltungen relevanten Informationen auf der Bescheinigung enthalten sein. Aktuell fehlt z. B. das Geburtsdatum des Kindes.
• Eine grafische Aufbereitung mit klarer, handlungsorientierter Informationshierarchie hilft, die Verständlichkeit zu erhöhen.
• Die lokale BuT‑Verwaltung sollte für die Antragsstellenden einfacher zu identifizieren sein, z. B. mit einem QR-Code, der einen „Zuständigkeitsfinder“ über den Portalverbund verlinkt.
• Ein Verweis auf weitere Informationen zum BuT sollte ergänzt werden: Hier sollte der Antragsprozess Schritt für Schritt erklärt werden, damit sich Antragsteller:innen im Prozess zurechtzufinden.

Der Verwaltungsaufwand des Bildungs- und Teilhabepakets ist im Vergleich zum Leis­tungs­volumen hoch: Weil es sich um existenzsichernde Bedarfe handelt, müssen viele der Leistungen exakt abgerechnet werden, so auch das Mittagessen. Für jede Abrechnung muss geprüft werden, ob die entsprechenden Berechtigungen vorliegen – sowohl die der Leistungsanbieter (wie z. B. der Caterer) als auch die der Leistungsempfänger:innen (also der Familien). Eine weitere Herausforderung für die BuT‑Verwaltungen sind die Statistik-Anforderungen von Ländern und Bund. Durch zum Teil analoge Prozesse und fehlende Datenstandards sind die Daten qualitativ schlecht und der Aufwand zur Erstellung der Statistiken hoch.

Einige Kommunen nutzen sogenannte „Pass-Systeme“, um sowohl den eigenen Verwal­tungsaufwand zu reduzieren als auch den Leistungsbezug für die Bürger:innen zu vereinfachen. Dabei dominieren aktuell zwei Anbieter den Markt: die Bildungskarte von Pluxee und das BuT‑Konto von Syrcon. Beide bieten ähnliche Funktionen an, die das Zusammenspiel von Behörde, Leistungsanbieter und Leistungsbezieher:innen orchestrieren und die Abrechnung vereinfachen.

Übergreifend wurde deutlich, dass sich kommunale Leistungsträger wie die BuT‑Ver­wal­tungen insbesondere bei der Digitalisierung Unterstützung wünschen, nicht zuletzt auch durch den Bund. Denn während die kommunale Eigenverantwortung beim Leistungs­voll­zug es etwa ermöglicht, auf lokale Besonderheiten Rücksicht zu nehmen, steht sie nicht selten einer effektiven Digitalisierung im Weg. Komplexe Digitalisierungsvorhaben erfor­dern nicht nur übergreifende Plattformen, Standards und Schnittstellen, sondern sind für die kommunalen Haushalte auch finanziell schwer zu stemmen.

Im Kontext des sogenannten Deutschland-Stacks werden aktuell Konzepte erarbeitet, wie der Bund Plattformen und Komponenten über föderale Verwaltungsebenen hinweg bereit­stellen kann. Das Bildungs- und Teilhabepaket kann als vergleichsweise kleine Leistung ein geeignetes Beispiel bieten, um in einem überschaubaren Rahmen Komponenten be­reit­zustellen. Diese können zudem auch für andere Sozialleistungen nachgenutzt werden, etwa um Mehrbedarfe oder Leistungen insgesamt abzurechnen.

Um Anschlussfähigkeit und Umsetzung der Empfehlungen zu fördern, haben wir verant­wortliche Akteur:innen in der Bundesverwaltung und auf Umsetzungsebene gezielt angesprochen und sind dabei auf großes Interesse gestoßen.

Dafür haben wir die Ergebnisse gebündelt auf einer Projektwebsite dokumentiert. Hier sind alle Handlungsempfehlungen im Detail mit konkreten nächsten Schritten beschrie­ben. Zudem können alle entstandenen Visualisierungen zur Nachnutzung herunter­ge­laden werden. Wir haben im Laufe dieses Projekts auf die Expertise und Erfahrung von sehr vielen Akteur:innen und Organisationen aufgebaut – sei es über vorliegende Studien oder durch Gespräche mit Expert:innen und Nutzer:innen. Diese Website ermöglicht es uns, unsere Erkenntnisse wieder zurückzuspielen.

Neben dem einfachen öffentlichen Zugang hat eine zentrale Website den Vorteil, dass Änderungen an den Inhalten leicht nachgehalten werden können – anders als beispiels­weise bei PDFs.

Um die Ergebnisse weiter zu streuen, haben wir sie in verschiedenen Formaten vorgestellt. Neben einem Ergebnis-Workshop mit den Personen, die uns während des Projekts als Expert:innen zur Seite standen, haben wir mehrere Online-Präsentationen dazu gehalten. Auch beim Vernetzungstreffen des Bundeszentrums Kita- und Schulverpflegung haben wir unsere Ansätze vorgestellt.

Die Kommission zur Sozialstaatsreform empfahl im Februar 2026, das Bildungs- und Teilhabepaket einfacher und weniger bürokratisch zu gestalten (siehe Empfehlung 10). Die Kommission spricht sich dafür aus, die Verfahren zur Inanspruchnahme der Leistungen verstärkt zu digitalisieren und die Einführung einer App mit Nachweis- und Buchungsfunktion zu prüfen. Bereits im Koalitionsvertrag hatte sich die Bundesregierung zur Idee einer „Teilhabe-App“ bekannt, um Kindern einen unbürokratischen Zugang zu bestimmten Angeboten zu ermöglichen.

Unser Projekt bestätigt die Bedeutung von effizienteren Prozessen und nachnutzbaren Software-Lösungen für die Administration von BuT-Leistungen. So ließe sich dem Fach­kräftemangel und knappen Budgets in der Kommunalverwaltung begegnen. Vor allem aber wären beides wirksame Hebel, um das Ziel des Koalitionsvertrags zu erreichen: Alle Kinder mit Anspruch auf BuT sollen kostenlos am gemeinsamen Mittagessen teilnehmen können.